4 motivos para investir hoje mesmo em um sistema de ponto eletrônico!

 

O investimento em um sistema de ponto eletrônico para o controle de jornada dos funcionários, muitas vezes, é postergado pelos gestores, com receio de que se torne mais um gasto para a empresa. No entanto, esse adiamento acaba tendo o efeito contrário, contribuindo para acumular perdas financeiras.

Também chamada de SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto), essa solução tecnológica tem efeitos imediatos na redução de custos em diversas áreas da organização. Por isso, é vantajosa desde o momento de sua implantação.

Confira, neste post, como um sistema de ponto eletrônico pode colaborar para que sua empresa se torne mais eficiente e competitiva, e comece a cortar gastos hoje mesmo!

 

Como funciona um sistema de ponto eletrônico?

Um sistema de ponto eletrônico, ou SREP, é um conjunto de ferramentas tecnológicas que permite a marcação dos horários das entradas e das saídas dos trabalhadores, bem como, sua apuração para o fechamento da folha de pagamento, de forma automatizada.

Constituído, basicamente, de um relógio de ponto eletrônico e um software de tratamento, o SREP reduz a necessidade de intervenções humanas na manipulação dos dados das jornadas de trabalho e, assim, diminui a probabilidade de erros no processo. Nesses sistemas, as informações dos equipamentos são enviadas diretamente para o programa de gestão, que realiza os cálculos.

Ao mesmo tempo, torna os registros mais confiáveis, pois os relógios eletrônicos são invioláveis e exigem a presença do funcionário para a validação dos pontos em cada horário. Dessa forma, os pagamentos são realizados de forma justa, computando horas extras e descontos corretamente.

Isso porque os registradores eletrônicos de ponto são equipados com dispositivos de identificação mais modernos e seguros do que os métodos tradicionais (como o cartão de papel ou as anotações em livro e folha de ponto). Entre os mais eficientes, se destaca a biometria.

 

Por que utilizar um relógio de ponto biométrico?

A opção pelo investimento em um sistema de controle de jornada que conte com um relógio de ponto biométrico é, atualmente, a mais vantajosa para uma empresa. Afinal, a confiabilidade dos registros é maximizada por conta da sua tecnologia de identificação dos funcionários.

Por meio da leitura de atributos físicos individuais, como a impressão digital, o equipamento garante que o ponto seja registrado somente pelo próprio trabalhador. Além de mais seguro, esse dispositivo torna o processo mais simples, também, pois o empregado não precisa carregar cartões ou se lembrar de senhas para marcar seus horários.

Essa tecnologia tem impactos positivos imediatos, como dissemos, nas finanças de uma empresa. No tópico a seguir, falaremos um pouco mais sobre isso.

 

Como um SREP ajuda a reduzir despesas na minha empresa?

Abaixo, relacionamos 4 maneiras que um sistema de ponto eletrônico auxilia na redução de despesas em uma organização. Esses são pontos importantes que se constituem como excelentes motivos para não adiar a implantação de um SREP na sua empresa. Confira!

 

1. Otimiza o setor de Recursos Humanos

Nos sistemas tradicionais de marcação de ponto, é preciso deslocar ao menos um funcionário do setor de Recursos Humanos, ao final de cada mês, para calcular as jornadas à mão ou lançar os horários no computador. Essa tarefa exige muito tempo dedicado, tomando dias de trabalho que têm um custo mensal para a empresa.

Com um SREP implantado, o cômputo é realizado automaticamente, demonstrando, em tempo real, os lançamentos e as apurações. Dessa maneira, o profissional, que antes era responsável por esse processo, pode ser aproveitado em outras tarefas voltadas ao aumento da produtividade ou à redução de despesas.

 

2. Melhora a precisão do controle de jornadas

Porém, não são só as horas de trabalho do funcionário responsável que representam um custo para a empresa no processo de apuração da folha de pagamento. Eventuais equívocos nos cálculos ou nos lançamentos também geram pagamentos indevidos, assim como, o extravio de cartões ou de livros de registro.

E não adianta culpar o colaborador, pois o ser humano é falho por sua natureza. Portanto, é de se esperar que esses erros aconteçam. Assim, o melhor é se prevenir, automatizando ao máximo o cômputo da folha de pagamento com um sistema de tratamento dos dados do relógio de ponto.

Além disso, com a tecnologia de armazenamento em nuvem, as empresas não precisam fazer grandes investimentos em informática para contar com um SREP. O próprio software de tratamento é acessado a distância e as informações das jornadas de trabalho são guardadas em um servidor seguro, sem riscos de extravio e sem custos adicionais.

 

3. Reduz as perdas com horas não trabalhadas

Nos métodos analógicos de marcação de ponto, o setor de Recursos Humanos fica refém das informações prestadas pelos empregados para realizar os pagamentos. Ao utilizar cartões de papel ou anotações em livro, a fiscalização se torna mais difícil, possibilitando que os trabalhadores marquem horários irreais de entradas e saídas.

Há várias maneiras de burlar esses sistemas, como a marcação feita por colegas, o lançamento de horários errados no livro de ponto, o preenchimento de vários dias de uma só vez e as desculpas de perda ou esquecimento dos cartões. Isso representa um gasto considerável com atrasos, faltas e horas extras não trabalhadas.

Para se ter uma ideia melhor, para cada trabalhador que recebe um salário-mínimo, em média, 5% desse valor é pago em horas não cumpridas. Se utilizarmos essa porcentagem e multiplicarmos pelo total da folha de pagamento, teremos um valor aproximado do quanto a implantação de um SREP pode economizar para sua empresa por mês.

Ainda, é importante frisarmos que essas horas passarão a ser trabalhadas, contribuindo para o aumento da produtividade da equipe, também.

 

4. Diminui o risco de indenizações judiciais indevidas

O controle do ponto dos funcionários feito no método manual ou no cartográfico, em uma ação trabalhista, tende a ter sua validade contestada, justamente pela falta de confiabilidade desses sistemas. Nesse sentido, horas extras podem ser reclamadas e “comprovadas” apenas pela palavra do ex-empregado e a de mais uma testemunha.

Como é responsabilidade da empresa demonstrar o pagamento correto das horas trabalhadas, o pouco rigor no registro das jornadas pode levar a condenações e, consequentemente, ao pagamento de indenizações indevidas. Um SREP com tecnologia de identificação por biometria evita esse custo por sua alta precisão e segurança dos dados.

Como vimos, adiar o investimento em um sistema de ponto eletrônico, em vez de economizar o capital da empresa, acaba por prolongar gastos desnecessários. Sua eficiência e confiabilidade são essenciais para tornar a equipe mais produtiva e reduzir despesas com o pagamento de horas não trabalhadas tanto as administrativas quanto as judiciais.

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